Deskun – робимо пошту Gmail зручніше для роботи

Gmail – простий і зручний поштовий сервіс. Але для комфортної роботи в ньому не вистачає декількох функцій:

  • Немає таймера для відкладеної відправки листів.
  • Не можна відстежити, чи прочитав адресат листа.
  • Незручні вбудовані шаблони для швидких відповідей.

Ми знайшли простий спосіб вирішити цю проблему: безкоштовно і без переходу на новий сервіс.

плагін Deskun

Нові функції в Gmail ми додамо за допомогою безкоштовного плагіна Deskun. У нього є і платні функції – наприклад, організація підтримки клієнтів і призначення завдань співробітникам.

Але про це іншим разом.

Що робити? Завантажте плагін і встановіть його. Deskun працює в браузерах Chrome і Yandex. Авторизуйтесь за допомогою облікового запису Google.

Gmail відкриється автоматично. Підтвердіть доступ – і в інтерфейсі з’явиться кілька нових корисних функцій.

У формі створення листи з’являються нові кнопки

Тепер подивимося на нові функції, які з’явилися в пошті, і застосуємо їх на практиці.

Відкладена відправка (Send later)

Що це? Листи відправляються адресату не відразу, а через вказаний вами час. Можна підготувати лист і виставити будь-який час відправлення: хоч через 5 хвилин, хоч через 2 роки.

Приклад. Ви вирішили попрацювати на вихідних. Виконали завдання, потрібно здати звіт колезі. Якщо відправити прямо зараз – він може відкрити і забути відповісти.

Вихідний все-таки. Якщо відкласти звіт до понеділка – можете забути ви.

За допомогою цієї функції ви можете написати і відправити лист прямо зараз. А колега отримає його в понеділок вранці.

Ніхто нічого не забув, чужий вихідний не потривожить.

Як зробити? Створіть новий лист, як зазвичай. На панелі внизу натисніть на зелений значок затримку надсилання. Виберіть час і дату і натисніть «Відправити».

Можна вибрати попередньо таймер або задати точні дату і час

Лист потрапить в папку «Чернетки». Ви можете видалити його, відредагувати або змінити час відправлення.

Навіщо потрібно:

  • Залишати нагадування самому собі.
  • Відправляти листи людині у відпустці. Вони прийдуть, коли він повернеться до роботи і будуть в самому верху списку.
  • Робити розсилку групі людей в певний час.

Засипання (Snooze)

Що це? Нагадування про важливі листах.

Ви можете вибрати будь-який лист і прикріпити до нього таймер. Через зазначений час воно з’явиться у вихідній папці як непрочитане – ніби прийшло ще раз.

Приклад. Ви працюєте над терміновим завданням. Приходить лист від клієнта – потрібно внести пару правок на сайті.

Ви не можете це зробити прямо зараз, а сам лист вже прочитали. Воно піде кудись вниз і загубиться, а ви можете забути про завдання.

Ви «усипляєте» лист і ставите таймер на 4 години. Через 4 години лист прийде знову, і ви зможете приділити йому час.

Як зробити? Клацніть по іконці Deskun біля назви листи. Вона є і в списку входять, і в самому листі. Натисніть «Нагадати через» і встановіть таймер.

Такі ж значки є всередині листів

Другий спосіб – кнопка «Нагадати» на панелі Gmail. Вона з’являється тільки коли ви відкриваєте лист.

Інтерфейс таймера такий же, як у функції відкладеної відправки

Лист потрапить в папку Deskun: Snooze, а коли прийде час – переміститься у вихідну папку і стане непрочитаних.

Ця функція працює і на відправлені листи. При відправці листа клікніть на помаранчевий значок «Нагадати через» на панелі знизу і налаштуйте таймер.

Ви можете задати умови нагадувань – лист з’явиться в папці, якщо:

  • Адресат на нього не відповів.
  • Адресат його не відчинив.
  • В будь-якому випадку.

Вкажіть, в якому випадку потрібно надсилати нагадування

Навіщо потрібно:

  • Чи не втратити важливі листи.
  • Не забути про клієнта, якщо не можете відповісти зараз.
  • Створити нагадування.
  • Проконтролювати, чи відповів адресат на ваш лист.

Шаблони повідомлень (Message templates)

Що це? Готові шаблони тексту, які можна швидко викликати під час створення листи.

Приклад. Вам пише потенційний клієнт – просить показати портфоліо і надіслати прайс на послуги.

Замість того, щоб розписувати всі вручну, ви завантажуєте шаблонний відповідь з усією необхідною інформацією.

Трохи редагуєте його, вписуєте ім’я клієнта – і відправляєте.

Замість кількох хвилин ви витратили 20-30 секунд.

Як зробити? Створіть лист як зазвичай. Клацніть по кнопці «Вибрати шаблон» на панелі знизу і виберіть потрібний із заздалегідь підготовленого списку.

Текст підвантажиться в ваш лист.

Клацніть по значку і виберіть шаблон зі списку

Щоб створити новий шаблон, перейдіть в особистий кабінет і відкрийте розділ «Шаблони повідомлень». Натисніть «Створити».

Натисніть на кнопку, щоб створити новий шаблон

Вкажіть назву – по ньому ви будете вибирати шаблон зі списку. Напишіть текст. Графа «Де доступний» в безкоштовній версії плагіна вам не потрібна, не чіпайте її.

Не забудьте зберегти новий шаблон

Навіщо потрібно:

  • Швидко відповідати на типові питання колег і клієнтів.
  • Відправляти інструкції новим співробітникам.

Відстеження прочитання (Mail tracking)

Що це? Ви бачите, хто і коли прочитав ваші листи.

Приклад. Ви даєте завдання своєму співробітнику. Якщо через пару годин бачите, що він його не прочитав – телефонуйте і нагадуєте.

Як зробити? Створіть лист, як зазвичай. Перед відправкою, увімкніть відстеження.

Іконка очі повинна стати зеленою

У папці вхідних навпаки прочитаних листів буде зелений значок-очей, а навпаки непрочитаних – сірий. У самих листах теж є такі значки.

Якщо на значок навести курсор, ви побачите, коли адресат прочитав лист

Навіщо потрібно:

  • Проконтролювати, щоб все ознайомилися з інструкцією.
  • Дізнатися, чи прочитав потенційний клієнт лист.

Ми розглянули 4 безкоштовні функції Deskun, які допоможуть вам в роботі. Плагін стане в нагоді всім, хто працює з Gmail:

  • Фрілансерам і підприємцям, які спілкуються з клієнтами по email.
  • Співробітникам компаній, які використовують пошту в якості основного засобу зв’язку.
  • Менеджерам по роботі з клієнтам.
  • Редакторам і керівникам проектів.
  • Людям, які не хочуть встановлювати окремий таск-менеджер, але хочуть створювати нагадування про важливі речі.
  • Керівникам, яким потрібно організувати підтримку клієнтів по email.
Ссылка на основную публикацию