(# 2020) Системи Електронного Документообігу [ТОП-5 СЕД]

Наше суспільство перебуває лише на шляху до того, щоб всюди на всіх підприємствах впровадити системи електронного документообігу.

Все тому, що поки що велика частина підприємств не може цього зробити з простої причини – відсутність досвіду використання електронної документації.

Адже навчити літню даму основам роботи з ПК дійсно складно.

Але майбутнє покоління, яке твердо стає на ноги, має непогані шанси зробити це, тим більше що подібні програмні продукти є на ринку в надлишку.

Що таке Система електронного документообігу?

Далеко не кожен керівник підприємства, тим більше невеликого, готовий прийняти той факт, що наявність системи документообігу істотно спрощує життя його співробітникам.

А значить підвищує їх зацікавленість в ефективності робочого процесу, мотивуючи тим, що будь-яка автоматизація призводить до зниження контролю над роботою.

Але насправді це найкращий інструмент контролю, який дозволяє не тільки швидко реагувати на будь-яку ситуацію, а й якісно і швидко виконувати всю роботу, пов’язану з документацією – пошук, створення, оперування і навіть знищення.

Що ж собою являє СЕД.

СЕД, інакше кажучи, система електронного документообігу – це комплекс програмного забезпечення, іноді укладений в рамки єдиної мультифункціональної програми.

Завданням цієї системи є оперативна обробка будь документованої інформації, яка використовується на підприємстві.

Система такого типу може застосовуватися і самостійно, і в рамках масштабного цифрового комплексу, що охоплює всю життєдіяльність підприємства, наприклад, у складі ЄСМ-систем.

Особливістю СЕД є робота з неструктурованою документацією. Вони можуть передаватися між співробітниками в електронному вигляді, скорочуючи витрати на переміщення або пересилання паперових копій, і разом з тим візуватися за допомогою електронного підпису, дозволяючи користувачам отримувати і видавати завдання певним співробітникам і навіть цілим відділам або масштабним підрозділам.

Мал. 1 – Схема взаємодії СЕД

види СЕД

Вирішивши для себе вдосконалити документообіг на підприємстві, його керівник в обов’язковому порядку зіткнеться з великим асортиментом подібних систем документообігу.

Але, не дивлячись на зовнішню схожість віконець, діалогів, форм і запитів, які формують в процесі роботи СЕДи, вони істотно відрізняються.

Їх можна класифікувати за рядом ознак, в тому числі вартості впровадження, обслуговування і іншим параметрам, проте, не для кожного підприємства ці характеристики є суттєвими.

Набагато важливіше в СЕДе його функціонал, адже навіть укомплектована всіма сучасними інструментами система не дасть позитивного результату, якщо не буде відповідати запитам споживача, а саме функцій, які вона повинна автоматизувати.

Таким чином, головний критерій оцінювання подібних систем на початковому етапі їх впровадження – це функціональне наповнення.

І умовно можна виділити наступні підвиди систем документообігу:

  • Автоматизаторів діловодства.
  • Архіви електронної документації.
  • Системи типу workflow.
  • Комплексні багатофункціональні системи.

Причому якщо перший варіант в списку автоматизує лише базовий набір функцій, то останній, відповідно, дає практично повністю автоматизований процес обміну документами і є найсучаснішим рішенням.

Як вибрати?

Коли функціонал програм відомий майбутньому користувачеві в особі керівника підприємства знадобляться додаткові відомості про систему, щоб прийняти остаточне рішення про можливість її впровадження.

При цьому, серед всіх програм з функціоналом відповідає вимогам підприємства буде потрібно вибрати саме ту, яка володіє оптимальним набором функцій.

Наприклад, деякі програмні комплекси будуть пропонувати надлишковий або недостатній набір операцій, що створить додаткове навантаження або на апаратуру, або на персонал.

Тому з кожним запропонованим варіантом варто ознайомитися максимально докладно.

Іноді для цього достатньо переглянути специфікації системи, але набагато частіше її доводиться випробувати, хоча б в тестовому режимі.

Адже в процесі тестового запуску можна буде виявити недоробки в системі, можливу невідповідність програмної складової комплексу і доступною на підприємстві комп’ютерної техніки, а також оцінити комфорт взаємодії користувача з системою.


Зверніть увагу: Навіть програма з функціоналом, повністю охоплює набір автоматизованих операцій, може не підійти лише тому, що нею незручно користуватися

Якщо ж оцінити на власному досвіді систему не вдається, варто звернути увагу на промо-матеріали, наприклад, скріншоти, відео.

Додатково буде потрібно оцінити рентабельність введення СЕД в інфраструктуру підприємства.

Мал. 2 – Зразковий набір елементів в сучасній СЕД

Топ-5 популярних СЕД

Існує чимало систем документообігу з різним функціональним наповненням, в тому числі не завжди вдалим, тому для відповідальної особи знайти комплекс з оптимальним наповненням можна вважати завданням надскладним.

Наприклад, досить популярними і ефективними є:

  • DocLogix;
  • E1 Євфрат;
  • Verdox;
  • WSS Docs;
  • Бос-референт;
  • СПРАВА;
  • МОТИВ;
  • ТЕЗА.

Частина з них відноситься до програмних продуктів вітчизняного виробництва, але експерти, які проводили порівняльний аналіз, називають кращими наступну п’ятірку Седовей:

  • ELMA ECM +;
  • 1С: Документообіг 8;
  • Docsvision;
  • Directum;
  • Optima WorkFlow.

Причина тому – майже всі вони поєднують класичний документообіг і менеджмент бізнес-процесами, які в сукупності дозволяють підвищити ефективність операційної діяльності.

Але у кожної з цих СЕД і програмних комплексів на їх основі є свої переваги.

Наприклад, СЕД Docsvision, на відміну від інших, надає найбільший асортимент можливостей для вбудовування і налаштувань в абсолютно будь-яку вже працює на підприємстві інформаційну систему.

З іншого боку, 1С: Документообіг 8 представляє абсолютно іншу нішу систем, які забезпечать синхронізацію робочих документів і їх зв’язок з конкретною широко поширеною інформаційною системою, в той час як інші, забезпечені веб-інтерфейсом забезпечать максимальну свободу дій без прив’язки до робочого місця, що особливо важливо для сучасного керівника підприємства.

Тому звернемо більш пильну увагу на них і розглянемо їх докладніше, роблячи акцент на такі особливості:

  • Функціональність.
  • Інтерфейс.
  • Особливості пошуку.
  • Адміністрування.
  • Моделювання бізнес-процесів.
  • Особливості захисту даних.

Directum

У порівнянні з іншими СЕД Directum має перевагу за рахунок широкого каталогу доступних програмних пакетів, а також автоматизованих функцій.

В їх число входять нагадування, настройка нумераторів і підтримка обробки штрих-кодів.

Крім того, реалізований перегляд вкладень і сховищ, вбудовані довідники заповнені, а документи створюються за допомогою майстрів.

Інтерфейс системи уніфікований, а правила обробки документів і завдань настроюється. Об’єкти можуть редагуватися онлайн, а завдання додаватися в MS Outlook.

Всім файлам присвоюються права доступу атрибутивно, але документообіг залишається прозорим.

Є повнотекстовий настроюється пошук документів та реєстраційних карток з фільтрацією по стовпцях.

Реалізована також функція моделювання БП (бізнес-процесів) на базі IS-Builder з покрокової налагодженням.

СЕД дозволяє зберігати дані декількох фірм, а користувачів можна наділяти доступом по рольовим і дискретним моделям з можливістю його передачі.

Є режим заміщення персоналу. Реалізовано шифрування і ЕЦП.

На тлі інших СЕД є у Directum і недоліки.

Користувачеві доступні лише стандартні стилі оформлення, а об’єкти виводяться всі разом, а не посторінково незалежно від виконуваних операцій.

Є мовні проблеми. Розміри карток не змінюються, інтерфейс перевантажений, а швидкодія перегляду низька.

Є складнощі в заповненні нових довідників, а локалізація в них не передбачена.

СЕД Directum

Переваги системи електронного документообігу (СЕД). ТОП-5 популярних

Docsvision

Інші СЕД в порівнянні з Docsvision не так вдалі.

Адже в ньому є посторінковий вивід об’єктів, підтримка користувацьких стилів, звітів, що настроюються і вбудований веб-браузер. Закладено створення архівів у вигляді БД.

Тип аутентифікації може налаштовуватися користувачем також як теми, форми, панелі інструментів або стрічка команд. А картки завдань дозволяється самостійно проектувати.

У Docsvision наскрізні зв’язку документації виводяться у формі ієрархії. Посилання коментованому.

Є повнотекстовий пошук з налаштованим шаблонами, а також зі складними умовами з урахуванням прав доступу на пошук.

Адміністрування СЕД дозволяє вести ОШС (організаційно-штатну структуру) по декільком компаніям, а також передбачається заміщення персоналу.

Для безпеки передбачено ЕЦП, шифрування і мандатний управління доступом з можливістю передачі прав.

Моделювання БП налаштовується за використанням API і MS Reporting, а й без цього дозволяє проектувати маршрутну схему.

Втім, навіть на тлі таких достоїнств видно у Docsvision і недоліки.

Наприклад, попередній перегляд в пошуку і конструктор працюють повільно, документи не вкладаються в завдання за замовчуванням, процеси приховані, а ОШС НЕ наочно.

Крім того, немає настроюється сортування, історії довідників притому, що є і інші складності роботи з довідниками.

Варто відзначити також, що нагадування будуть працювати лише при запущеному MS Outlook.

СЕД Docsvision

СЕД Docsvision як інструмент автоматизації процесів за рамками документообігу

ELMA

СЕД ELMA реалізований в складі кількох пакетів ECM +, Проекти +, ELMA CRM + які підбираються за вимогами користувача. Є навіть пакет з KPI.

Система поєднується з MS Outlook, 1С: Підприємство.

Підтримується історія правок документів за картками. Документи автоматично можуть вноситися шляхом сканування і маркуватися штрих-кодом.

Підтримується створення шаблонів, як для самих документів, так і для їх пошуку.

Підтримується ведення єдиного архіву.

Функціонал налаштовується під конкретне підприємство зі збільшенням або зменшенням ступеня автоматизації, а ПО може встановлюватися на мобільні платформи.

Всі дані відображаються в одному вікні незалежно від їх типу без необхідності перемикання. Реалізовано механізм заміщення і обліку відсутніх.

Управління БП реалізовано в зручному графічному вигляді і підтримує ведення складних маршрутів в виділеному дизайнера, а з цим можна додатково коментувати.

СЕД ELMA виділяється розвиненою системою аутентифікації з підтримкою сучасних електронних ключів, сертифікатів з прив’язкою до аккаунту або конкретного пристрою.

Реалізовано механізм розподілу прав користувачів з високим ступенем захисту і графічним інтерфейсом. Використовується ЕЦП.

Але, незважаючи на всі переваги, можна знайти і недоліки в цій системі.

Наприклад, підтримка надлишкового числа версій документів призводить до необхідності установки однією актуальною.

Є огріхи і в інструментах пошуку, зокрема, не забезпечений механізм повнотекстового пошуку в документації.

Cистема управління бізнесом – ELMA ECM, BPM, бізнес процеси, СЕД, документообіг

ELMA ECM – система управління бізнесом, BPM, бізнес процеси, СЕД, документообіг. Enterprise content management (ECM) – управління інформаційними ресурсами підприємства або управління корпоративною інформацією. Як правило це більш функціональний і розширений продукт, ніж звичайна система класу СЕД – Система електронного документообігу. Пакет ELMA ECM – включає в себе кілька додатків на платформі ELMA: Управління бізнес-процесами (BPM) Моделювання бізнес-процесів (візуальне) Електронний документообіг CRM система

Optima WorkFlow

У системи Optima WorkFlow є чимало плюсів. Вона легко підлаштовується під потреби оператора, в тому числі її рубрикатори, журнали, елементи управління і навіть картки доручення.

Система досить гнучка і підтримує як додавання надбудов, так і вбудовування в IBM WebSphere MQ.

Optima WorkFlow підтримує ведення архіву і має широкі можливості пошуку об’єктів з опціями фільтрації.

Унікальна особливість – робота в одному вікні з документом, його зв’язками і рухом.

Вона доповнюється зручною роботою з картками, зокрема, їх проектуванням при створенні завдань, а також спеціальним дизайнером для них.

Варто виділити наочну ОШС навіть для кількох фірм, реалізовану функцію заміщення, сортування об’єктів і інтуїтивну роботу з довідниками.

Що стосується управління БП, є спеціальний дизайнер на безе скриптів API і майстер Crystal Reports 11.0.

Система безпеки заснована на використанні базових функцій, але використовує і дискретну і рольову моделі управління. Додатковий захист створює ЕЦП.

Що стосується недоліків, то їх у Optima WorkFlow теж чимало. У ній користувачам забороняється створювати свої папки, журнали і копіювати посилання, а настройки не зберігаються.

Крім того, реквізити НЕ локалізуються, функціонал заміщення неповноцінний, а для окремих документів неможливо призначити права доступу, а лише містить їх об’єктів.

Не варто розглядати систему як основний інструмент для моделювання БП, оскільки її механізми незручні, є проблеми з налаштуванням і СЕД доводиться допрацьовувати за рахунок скриптів.

Мал. 3 – Вікно веб-клієнта Optima WorkFlow

Вам це може бути цікаво:

Програма для створення презентацій: ТОП-15 кращих

Ексель (Excel) для чайників: робота з таблицями, графіками, сортуванням даних і математичними розрахунками

Налаштувати локальну мережу через роутер, Wi-Fi і мережевий доступ до принтерів

1С: Документообіг 8

За функціональністю 1С: Документообіг 8 звичайно поступається описаним вище системам, але цей СЕД має свої переваги.

Він об’єднує документообіг, управління договорами, діловодство, операції зі зверненнями і архів. А додатково функціонал розширюється плагінами.

Файли, прикріплені до документів, можна редагувати, а звернення до них реалізовано через Провідник Windows.

Особливість інтерфейсу в його підстроювання під роль користувача за допомогою вбудованих засобів проектування.

У ньому реалізований швидко прийняті до довідкових даних і автоматизація ряду процесів, зокрема, обробка документації з різних джерел.

Що стосується пошуку даних, то є процедура пошуку за реквізитами. Результат пошуку можна сформувати в звіт, а з запитів пошуку допускається формувати шаблони.

Для операцій з БП виділена особлива підсистема, яка дозволяє планувати заміщення, налаштовувати завдання, управляти і моделювати БП.

Блок безпеки підтримує ряд способів авторизації, чітко розмежовує права користувачів на тип доступу до об’єктів.

Додатково використовується ЕЦП, а кількість активних користувачів можна визначити програмно.

Мінуси у цій СЕД теж є. Наприклад, відсутня локальна пошта. Є обмеження на створення і призначення завдань, а реєстрація з офісних додатків не реалізована.

Крім того, вбудованих засобів для перегляду вкладень немає, запити виконуються тільки типові, а автоматичний пошук дублікатів не передбачений.

Ссылка на основную публикацию